Mais de mil caixas de documentos
do Executivo estadual,
que contam a história regional,
estão abrigadas no Arquivo Público
Estadual de Mato Grosso
do Sul (APE/MS) e, frequentemente,
são fontes de consulta
para pesquisadores. Mas nem todos
os documentos produzidos
pelo Governo são arquivados e
podem, com o passar dos anos,
ser eliminados. Outros são conservados
graças à importância
histórico-cultural e tornam-se
objetos de museus. Neste caso
se encaixa a criação do Museu
da Polícia Civil do Estado (leia
box), onde estarão abrigados documentos
históricos do arquivo,
além de objetos que conservam
a memória da polícia.
O Arquivo Público respeita
o organograma do executivo de
Mato Grosso do Sul e, assim,
separa e arquiva os documentos.
Semanalmente, toneladas
de documentos que devem
ser eliminados são doados
a instituições de reciclagem
de Campo Grande. Para tanto,
é preciso respeitar regras
de temporalidade, ou seja, há
diretrizes de leis federais que
inspiram leis estaduais sobre
a permanência destes papéis
nos respectivos órgãos em que
foram produzidos. “O Arquivo
Público guarda apenas documentos
do Executivo estadual
e, para cada conteúdo, existe
uma regra de temporalidade.
Existem papéis que devem ser
mantidos por 1, 5, 10, 50 anos
e, quando o prazo termina, ele
é eliminado. Tem de ser picotado
para que ninguém tenha
acesso ao seu conteúdo e encaminhado
a alguma instituição
de reciclagem”, explica o diretor
do Arquivo Público Estadual,
Caciano Lima, também
especialista em museologia.
Posteridade
Outra situação são os documentos
que nunca devem
ser eliminados e é neste ponto
que está a sutileza do trabalho
da equipe do arquivo. “Existem
documentos que devem ser
guardados para sempre, como
os Diários Oficiais, ou mesmo
que tenham dados administrativos
importantes. No entanto,
às vezes, acontece de um ofício
ser simplesmente citado para
ser eliminado e ter um conteúdo
histórico que deva ser arquivado.
Por isso, temos tido
trabalho de sensibilização das
secretarias para que estejam
atentas aos conteúdos”, observa
o diretor. “Compreende-se
como documento histórico
todo o material produzido em
um determinado período e que
possa auxiliar o historiador em
sua análise”.
Acervo histórico
São arquivados basicamente
diários oficiais; dados administrativos
dos municípios,
como número de população,
taxa de natalidade, densidade
demográfica, políticas públicas
nas diversas áreas governamentais;
documentos que dizem
respeito a tombamento de
patrimônios materiais e imateriais;
material fotográfico
– este, comumente é extraído
de relatórios das secretarias e
nem sempre é indicado na listagem
como material para ser
arquivado. Outra produção que
é arquivada é o material gráfico
que divulga projetos e inaugurações
do executivo estadual.
“Às vezes, os órgãos mandam
rodar material no qual consta
a data sem a indicação do ano.
Estamos trabalhando neste
sentido também para que a data
completa seja detalhada. Assim,
daqui a 50 anos por exemplo,
teremos uma referência do
que aconteceu hoje”, diz.
Acervo
Dentre as maiores coleções
do Arquivo Público Estadual
de Mato Grosso do Sul
estão documentos referentes à
Companhia Mate Laranjeira,
documentos da Companhia
Agrícola Nacional de Dourados
– primeiro assentamento
rural do Governo federal em
1940, que possibilitou a urbanização
da região de Dourados;
microfilmes de jornais desde
1880; documentação indígena
com arquivos sobre propriedades
de terras, além, é claro, dos
documentos administrativos
do Estado.
A previsão é que no futuro
grande parte dos documentos
seja digitalizada e a discussão
atual é de como este conteúdo
será guardado pelos arquivos.
“É uma pauta nacional. Os
arquivos de todo o País estão
discutindo como se dará este
processo de armanezamento de
conteúdo digitalizado, mas eu
acredito que serão criados setores
informatizados, dentro do
arquivo, para abrigar este tipo
de conteúdo”, cita o diretor.
